Politique de confidentialité : Votre confiance, notre engagement

Mise en contexte

Le Centre d’Action Bénévole du Lac (CABL) est un organisme communautaire qui coordonne des services assurés par des bénévoles. Nous sommes aussi dédiés à promouvoir et développer l’action bénévole sur le territoire de la MRC Lac-St-Jean Est en plus de recruter, former et orienter les bénévoles selon leurs besoins, leurs aptitudes et leurs compétences.

1. Introduction

La présente politique s’inscrit dans l’esprit de la mission et des valeurs du CABL. La protection de la vie privée est importante pour le Centre d’action bénévole du Lac. Pour cette raison, nous avons mis en place des mesures de protection et des pratiques de saine gestion de vos Renseignements personnels conformément aux lois applicables.

2. Objectifs

Le présent document a pour objectif de :

Normaliser les procédures relatives à la protection des renseignements personnels des usagers, du personnel ainsi que tout autre personne affiliée.
Assurer la confidentialité et la protection des renseignements personnels détenus par le CABL conformément à la Loi 25 du Gouvernement du Québec.
Assurer une information adéquate au personnel, aux usagers et autre personne afiliée concernant les procédures de confidentialités relatives à leur dossier personnel.

3. Portée de la politique

La présente politique vise à la fois :

À informer les usagers, bénévoles, employés, partenaires et toute personne concernée de la manière dont le CABL recueille, utilise, communique, conserve et protège les renseignements personnels;
À établir les règles et pratiques que les administrateurs, employés et bénévoles du CABL doivent respecter afin d'assurer la protection de ces renseignements.

Certaines dispositions de la présente politique s'adressent donc spécifiquement au personnel, aux bénévoles ou aux administrateurs du CABL, tandis que d'autres visent à informer les personnes concernées par les activités de l'organisme.

4. Responsable de la protection des renseignements personnels

Le responsable de la protection des renseignements personnels veille à l'application de la présente politique et des obligations prévues par les lois applicables.

Ses responsabilités comprennent notamment :

Répondre aux demandes d'accès, de rectification ou de retrait du consentement;
Recevoir et traiter les plaintes relatives à la protection des renseignements personnels;
Conseiller l'organisme relativement aux bonnes pratiques en matière de confidentialité;
Participer à l'évaluation et à la gestion des incidents de confidentialité;
Veiller à la tenue des registres requis par la loi;
Assurer le suivi des mesures de protection des renseignements personnels au sein du CABL.

Toute personne souhaitant exercer ses droits ou obtenir des renseignements concernant la présente politique peut communiquer avec la personne responsable aux coordonnées indiquées ci-dessous :

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Hélène Bouchard, présidente du conseil d'administration

hbouchard05@gmail.com

5. Définitions

Renseignements personnels : tous les renseignements qui concerne une personne physique et permet de l'identifier, c’est-à-dire qui révèle de manière directe ou indirecte quelque chose sur l’identité, les caractéristiques (ex. : habiletés, préférences, tendances psychologiques, prédispositions, capacités mentales, caractère et comportement de la personne concernée) les activités de cette personne, et ce quelle que soit la nature du support et quelle que soit la forme sous laquelle ce renseignement est accessible (écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre).
Renseignements personnels sensibles : désigne un renseignement personnel qui, lorsque par sa nature ou en raison du contexte de son utilisation ou de sa communication, il suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de respect de la vie privée. Il peut s’agir, par exemple, de renseignements médicaux, biométriques, génétiques ou financiers, ou encore de Renseignements sur la vie ou l’orientation sexuelle, les convictions religieuses ou philosophiques, l’appartenance syndicale ou bien l’origine ethnique.
Responsable de la protection des renseignements personnels : la personne qui est en charge de l’application de la présente politique et dont les coordonnées sont identifiées à la section 4.
Incident de confidentialité : Tout accès, toute communication ou toute utilisation de renseignements personnels qui n'est pas autorisé par la loi, ainsi que la perte de renseignements personnels ou toute autre atteinte à la protection des renseignements personnels constitue un incident de confidentialité.

6. Collecte des Renseignements personnels

Fins détaillées de la collecte des renseignements personnels

Les renseignements personnels recueillis par le CABL sont utilisés uniquement pour des fins déterminées et nécessaires à la réalisation de sa mission et à la prestation de ses services.

Selon la situation, ces renseignements peuvent être utilisés afin de :

Gérer l’inscription et le dossier des usagers,bénévoles, employés et autres personnes liées à l’organisme;
Évaluer les besoins des usagers et assurer le suivi des services offerts;
Organiser, coordonner et soutenir les activités bénévoles;
Communiquer avec les usagers, bénévoles ou partenaires relativement aux services et activités;
Assurer la sécurité des usagers, bénévoles et employés;
Produire des statistiques administratives ou des rapports de gestion sous une forme ne permettant pas d’identifier les personnes concernées;
Répondre aux obligations légales, réglementaires, comptables ou administratives du CABL;
Traiter les paiements, remboursements ou contributions, lorsque requis.

Le CABL limite la collecte aux renseignements personnels nécessaires à l’atteinte de ces objectifs.

Avis de collecte

‍Au moment de recueillir des renseignements personnels, le CABL informe la personne concernée, de façon appropriée selon le contexte :

Des fins pour lesquelles les renseignements sont recueillis;
Des moyens utilisés pour la collecte;
Des catégories de personnes qui auront accès aux renseignements lorsque cela est nécessaire;
De ses droits d’accès, de rectification et de retrait du consentement;
De la possibilité que certains renseignements soient communiqués à des tiers ou traités à l’extérieur du Québec lorsque cela est requis.

Cet avis peut être donné verbalement, par écrit ou par voie électronique. Cet avis peut notamment être fourni lors du remplissage d'un formulaire, de l'ouverture d'un dossier, d'une inscription à un service ou d'une communication électronique avec le CABL.

Renseignements recueillis

Vos coordonnées, votre nom et prénom, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone, votre adresse et vos informations bancaires, date de naissance;
Des renseignements relatifs concernant les services que nous vous avons rendus;
Des informations relatives aux transactions et au paiement, comme le mode de paiement utilisé, la date et l'heure, le montant du paiement;
Des renseignements que vous choisissez de fournir ou de nous transmettre, par exemple, lorsque vous remplissez un formulaire, répondez à des sondages ou communiquez avec l’un de nos employés ou représentants autorisés.
Selon les services demandés, le CABL peut également recueillir certains renseignements nécessaires à l'évaluation des besoins de la personne ou à la prestation sécuritaire des services, notamment des renseignements relatifs à son état de santé, à son autonomie ou à ses besoins particuliers.

7. Consentement

Par votre consentement, vous autorisez le CABL à procéder à la collecte et au traitement de vos renseignements personnels qui sont nécessaires pour vous offrir nos services.

Le consentement demandé par le CABL doit être manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques.

Lorsque la loi ou la nature des renseignements recueillis l’exige, le CABL veille à obtenir un consentement clair et distinct par un moyen approprié, notamment par formulaire, signature ou confirmation électronique.

La personne concernée peut retirer son consentement en tout temps en communiquant avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels. Ce retrait n'aura toutefois pas d'effet sur les traitements déjà effectués et pourrait limiter la capacité du CABL à offrir certains services.

Lorsque le CABL recueille des renseignements personnels sensibles, il prend les mesures appropriées afin d'obtenir le consentement requis conformément aux exigences applicables et d'assurer une protection adaptée à la sensibilité de ces renseignements.

8. Conservation des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont conservés uniquement pour la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ainsi que pour respecter les obligations légales, réglementaires et administratives applicables.

Les périodes de conservation sont déterminées en fonction de la nature des renseignements, des exigences légales applicables et des besoins opérationnels du CABL.

Le CABL effectue périodiquement une révision des renseignements personnels qu’il détient afin de s’assurer qu’ils demeurent nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et de procéder, lorsque requis, à leur destruction ou à leur anonymisation.

Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, ils sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés conformément aux pratiques de gestion documentaire de l’organisme.

Destruction des dossiers

Lors de la destruction de dossier physique, ceux-ci doivent obligatoirement être déchiquetés à l’aide de moyens mécaniques tel une déchiqueteuse;
Lors de la destruction d’un dossier électronique (fichier), les informations et renseignements personnels contenus dans ce dernier doivent être supprimés à l’aide d’un logiciel spécialisé permettant la suppression multiple dudit fichier afin d’enlever toute trace de ce fichier sur le disque dur. La direction s’assure de faire cette destruction.

9. Mesure de sécurité

Le CABL met en place des mesures de sécurité administratives, physiques et technologiques adaptées à la nature et à la sensibilité des renseignements personnels qu'il détient.

Mesures physiques

Les dossiers papier sont conservés dans des espaces sécurisés.
Les classeurs contenant des renseignements personnels sont verrouillés lorsqu'ils ne sont pas utilisés.
Les locaux sont fermés à la fin des périodes d'utilisation.

Mesures technologiques

L'accès aux équipements et systèmes informatiques est protégé par des identifiants et mots de passe.
Les accès sont accordés selon les fonctions exercées.
Les équipements utilisés pour les activités du CABL doivent être protégés contre les accès non autorisés.
Des sauvegardes peuvent être effectuées lorsque requis.

Mesures administratives

Les employés, administrateurs et bénévoles sont sensibilisés à leurs obligations de confidentialité.
L'accès aux renseignements personnels est limité aux personnes autorisées.
Le CABL révise périodiquement ses pratiques de protection des renseignements personnels.

Télétravail

Lorsqu'une personne est autorisée à effectuer du télétravail :

Les renseignements personnels doivent demeurer protégés contre tout accès non autorisé;
Les dossiers et équipements doivent être rangés de façon sécuritaire lorsqu'ils ne sont pas utilisés;
L'écran de travail ne doit pas être visible par des personnes non autorisées;
Les mesures de sécurité prévues par le CABL doivent être respectées en tout temps.

10. Gestion et communication des renseignements personnels

Accès interne aux renseignements personnels

Le CABL applique le principe du besoin de connaître. L'accès aux renseignements personnels est limité aux administrateurs, employés et bénévoles qui ont besoin de ces renseignements dans l'exercice de leurs fonctions ou responsabilités.

Les renseignements personnels ne peuvent être consultés, utilisés ou communiqués que dans la mesure nécessaire à l'accomplissement des tâches autorisées.

Plus particulièrement :

Seules les personnes autorisées ont accès aux renseignements requis pour leur travail;
Les dossiers des usagers et des bénévoles sont accessibles uniquement aux personnes dont les fonctions le justifient;
Les renseignements relatifs aux employés sont accessibles uniquement aux personnes responsables de leur gestion ou de l'administration de l'organisme;
Toute consultation ou utilisation non autorisée de renseignements personnels est interdite;
Les conversations impliquant des renseignements personnels doivent être tenues de manière à préserver leur confidentialité.

Toute personne ayant accès à des renseignements personnels doit prendre les mesures raisonnables nécessaires afin d'en assurer la confidentialité et la protection.

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Obligations particulières des bénévoles

Dans le cadre de certains services, des bénévoles peuvent être appelés à prendre connaissance de renseignements personnels nécessaires à la réalisation des activités qui leur sont confiées. Le CABL s'assure que seuls les renseignements strictement nécessaires sont communiqués aux bénévoles concernés. Les bénévoles doivent :

Utiliser uniquement les renseignements nécessaires à l'exécution du service qui leur est confié;
Préserver en tout temps la confidentialité des renseignements obtenus;
Ne communiquer aucun renseignement à une personne non autorisée;
Détruire ou remettre les renseignements obtenus lorsqu'ils ne sont plus nécessaires;
Respecter les consignes et procédures du CABL en matière de protection des renseignements personnels.

Tous les bénévoles signent un engagement de confidentialité.

Le CABL rappelle périodiquement aux bénévoles leurs obligations en matière de protection des renseignements personnels.

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Communication à des tiers

Dans certaines circonstances, le CABL peut communiquer des renseignements personnels à des tiers lorsque cela est nécessaire à la réalisation de sa mission ou exigé par la loi.

Ces tiers peuvent notamment comprendre :

Des fournisseurs de services informatiques ou infonuagiques;
Des fournisseurs de services de courriel et de collaboration, notamment Microsoft 365;
Des fournisseurs responsables du développement, de la gestion ou de la maintenance du site Web;
Des institutions financières;
Des organismes partenaires impliqués dans la prestation de certains services;
Des autorités gouvernementales ou organismes publics lorsque la loi l’exige.

Le CABL s’assure que seules les informations nécessaires sont communiquées et que des mesures de protection appropriées sont en place.

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Communication à l’extérieur du Québec

Le CABL privilégie l’utilisation de fournisseurs de services établis au Québec ou au Canada lorsque cela est possible.

Certains fournisseurs technologiques utilisés par le CABL pour le courriel, les outils de collaboration, l’hébergement de données ou le site Web pourraient traiter ou héberger certains renseignements personnels à l’extérieur du Québec.

Lorsque de tels transferts sont nécessaires, le CABL procède à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) lorsque les lois applicables l’exigent. Cette évaluation vise notamment à déterminer si les renseignements personnels bénéficieront d’une protection adéquate compte tenu de leur sensibilité, des finalités de leur utilisation, des mesures de protection en place ainsi que du cadre juridique applicable dans l’État où les renseignements pourraient être communiqués ou hébergés.

Le CABL ne procède à un transfert de renseignements personnels à l’extérieur du Québec que lorsqu’il estime que ceux-ci bénéficieront d’une protection adéquate conformément aux exigences légales applicables.

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Engagement des fournisseurs

Le CABL s’attend à ce que les fournisseurs et partenaires qui ont accès à des renseignements personnels prennent les mesures nécessaires afin d’assurer la confidentialité et la protection de ces renseignements conformément aux lois applicables.

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Utilisation des technologies

Le CABL peut recueillir certains renseignements personnels ou techniques par l’entremise de son site Web ou lors de communications électroniques.

Ces renseignements peuvent être recueillis notamment :

Lors du remplissage d’un formulaire en ligne;
Lors d’une communication par courriel;
Lors de la navigation sur le site Web.

Le site Web peut également utiliser des témoins de connexion (« cookies ») ou d’autres technologies similaires permettant notamment :

D’assurer le bon fonctionnement du site;
D’améliorer l’expérience de navigation;
De produire certaines statistiques sur l’utilisation du site.
De mémoriser certaines préférences de l’utilisateur;
De mesurer l’efficacité de certaines communications ou activités promotionnelles du CABL.

Ces technologies peuvent recueillir certains renseignements techniques comme l’adresse IP, le type de navigateur utilisé, les pages consultées ainsi que la date et l’heure de consultation.

Les utilisateurs peuvent modifier leurs préférences de consentement ou les paramètres de leur navigateur afin de limiter ou refuser certains témoins de connexion.

11. Incident de confidentialité

Advenant un incident de confidentialité, ce dernier doit être signalé à la personne Responsable de la protection des renseignements personnels (nommé au point 4), en complétant le formulaire prévu à cette fin et fourni sur demande. Tout incident doit être répertorié dans un registre.

Lorsqu’un incident de confidentialité présente un risque qu’un préjudice sérieux soit causé à une personne concernée, le CABL prend les mesures prévues par la loi, notamment :

Évaluer la gravité de l’incident;
Réduire les risques de préjudice;
Aviser les personnes concernées lorsque requis;
Aviser la Commission d’accès à l’information du Québec lorsque requis;
Documenter l’incident dans le registre des incidents de confidentialité.

Le CABL met également en œuvre les mesures correctives nécessaires afin de réduire les risques qu’un incident similaire se reproduise.

12. Décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé

Lorsqu’un incident de confidentialité présente un risque qu’un préjudice sérieux soit causé à une personne concernée, le CABL prend les mesures prévues par la loi, notamment :

Évaluer la gravité de l’incident;
Réduire les risques de préjudice;
Aviser les personnes concernées lorsque requis;
Aviser la Commission d’accès à l’information du Québec lorsque requis;
Documenter l’incident dans le registre des incidents de confidentialité.

Le CABL met également en œuvre les mesures correctives nécessaires afin de réduire les risques qu’un incident similaire se reproduise.

13. Vos droits

Toute personne dont le CABL détient des renseignements personnels dispose des droits prévus par la législation applicable, notamment :

Le droit d’accéder à ses renseignements personnels;
Le droit de demander la rectification de renseignements inexacts, incomplets ou équivoques;
Le droit de retirer son consentement lorsque celui-ci constitue la base du traitement;
Le droit de demander la cessation de la diffusion d’un renseignement personnel lorsque les conditions prévues par la loi sont remplies;
Le droit de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec;
Sous réserve des conditions prévues par la loi, le droit de demander la communication ou le transfert de certains renseignements personnels informatisés dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

14. Traitement des demandes et des plaintes

Toute demande relative aux renseignements personnels ou à l’exercice d’un droit prévu dans la présente politique doit être transmise à la personne responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées indiquées à la section 4.

Les demandes doivent être formulées par écrit.

Le CABL peut demander des renseignements supplémentaires permettant de confirmer l’identité du demandeur avant de traiter sa demande.

Sous réserve des exceptions prévues par la loi, le CABL répond aux demandes dans un délai maximal de trente (30) jours suivant leur réception.

15. Engagement de confidentialité

Les employés, administrateurs et bénévoles appelés à avoir accès à des renseignements personnels doivent prendre connaissance de la présente politique et respecter les obligations qui en découlent.

Lorsque requis, un engagement de confidentialité ou tout autre document approprié peut être signé afin de confirmer cet engagement.

16. Non-respect de la politique

En cas de non-respect de cette politique, des mesures disciplinaires (voir la politique de gestion des ressources humaines) s’appliqueront selon la gravité de la faute et du dossier de la personne fautive.

17. Mise à jour

La présente politque est acceptée lors du conseil d’administration du CABL le 10 septembre 2026 par résolution #218. Elle sera mise à jour annuellement.

Politique de confidentialité et protection des renseignements personnels

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